Žalúdok zovretý, ruky sa trasú, dýcha zrýchlene. Neklamné znaky toho, že vaše telo reaguje na stres, ktorý prežívate. Ak je to stres pred dôležitým stretnutím manažmentu, ktoré vás čaká, pozrite si tieto tipy, ktoré vám pomôžu zmierniť ho. Takže zbohom stiahnutý žalúdok, poďme sa venovať prípravám! Príprava je kľúčová!
1. Čo sa odo mňa vlastne žiada
Jasne definujte účel stretnutia. Ak ste len predsedajúcim, pravdepodobne nebudete veľmi nervózny. Keď však budete musieť hovoriť pred ostatnými, prezentovať dôležitú myšlienku alebo možno predstaviť projekt, na ktorom pracujete, situácia bude iná. Skúste odpovedať na nasledujúce otázky:
Aký je účel stretnutia?
Aký je váš vlastný cieľ? Chcete urobiť dojem? Predať nejaký výrobok? Predstaviť ostatným projekt? Definujte svoj cieľ čo najkonkrétnejšie, napíšte si ho, nakreslite, urobte čokoľvek, čo vám pomôže vizualizovať a predstaviť si ho.
Ak ma poverí niekto iný, aký je jeho cieľ?
Ak niekoho zastupujete alebo vás nadriadený poveril účasťou na stretnutí, zistite, aký je jeho cieľ. Čo očakáva, že sa stane po stretnutí?
Aký vplyv má mať moja prezentácia na ostatných?
V akom kontexte chcete osloviť publikum. Budete predávať nejakú myšlienku alebo len informovať? A je vaše posolstvo určené pre všetkých? Ak nie je pre IT Tommyho, musí vás znervózňovať, že vašu prezentáciu trávi na svojom mobilnom telefóne?
Ako zistím, či je cieľ splnený?
Čo by sa malo stať po vašej prezentácii na stretnutí, aby ste mohli povedať, že ste to zvládli?
2. Mám dostatok informácií
Získajte dostatok informácií o tom, čo môžete očakávať. Na nasledujúce otázky odpovedzte čo najpodrobnejšie:
Kto sa zúčastní?
Odpoveď na túto otázku vám pomôže zamerať sa na všetkých, pre ktorých je vaša prezentácia dôležitá. Zároveň eliminujete možnosť, že sa na stretnutí objaví niekto, kto vás môže ešte viac znervózniť, pretože budete vopred informovaní.
Kde sa bude stretnutie konať?
Pravdepodobne viete, o akú budovu ide, možno aj o akú miestnosť. Ale choďte ďalej. Zistite, ako je miestnosť vybavená, aké možnosti budete mať pri vystúpení. Bude k dispozícii flipchart, tabuľa alebo možno dataprojektor?
Ako a prečo bude stretnutie prebiehať?
Zaujímajte sa o to, aký je program stretnutia. Kto všetko bude hovoriť, aké sú témy, existuje nejaká ústredná téma? Po kom príde rad na vás? Koľko času máte k dispozícii? Tieto informácie sú pre vás dôležité z hľadiska kontextu a prípravy.
3. Ako predstavím svoj cieľ
V tomto bode hrajú dôležitú úlohu informácie, ktoré ste získali z predchádzajúcich otázok. Ide o rozhodnutie, koľko času je v kontexte vašej manažérskej práce efektívne venovať príprave. Ak ide napríklad o päťminútovú prezentáciu, ktorá má informovať, je potrebné pripraviť prezentáciu? A naopak, ak máte hodinovú prezentáciu, nebolo by lepšie zachytiť základné informácie v prezentácii? Ako si teda môžete na stretnutí pomôcť:
Pripravte si scenár
Vypracujte si jasný scenár toho, čo chcete povedať. Zachyťte najdôležitejšie body a tie rozveďte. Pri dlhších prezentáciách, ktoré sú tiež nabité informáciami, skúste použiť niektorý z prezentačných nástrojov (Power Point, Keynote, Piktochart) na zachytenie najdôležitejších bodov. Dodajú vám istotu, že sa budete držať scenára. Pred stretnutím si vždy dôkladne nacvičte všetky techniky, ktoré budete potrebovať. Nielenže nikto z účastníkov, ale hlavne nechcete riešiť pokazený kábel projektora, keď už máte 10 minút na to, aby ste prehovorili k publiku. Takáto situácia vás nepoloží na lopatky.
Materiály pre účastníkov
Opäť sa pozrite na to, kto sa stretnutia zúčastní. Sú s vašou témou oboznámení alebo je pre nich nová? Skúste urobiť prezentáciu pred niekým, kto tiež nevie, o čo ide. Je to pre nich zrozumiteľné? Pomôžu mu tlačené materiály zorientovať sa? Odpovedzte si na tieto otázky a konajte – pripravte pre účastníkov tlačené materiály alebo im pošlite svoju prezentáciu.
Fake it till you make it
Predstierajte, že je to pravda. Ste nervózni a potia sa vám dlane? Predstierajte, že sa vôbec nebojíte. Cítite sa neisto? Predstierajte, že ste úplne sebavedomí. Skrátka, snažte sa presvedčiť svoje okolie aj seba, že je všetko v poriadku.
4. Upokojenie pred stretnutím
Je to tu, o pár minút tam budete a vaša nervozita môže stúpať. Preto vám prinášame krátky tip, ako sa môžete opäť (aspoň trochu) upokojiť.
Kontrolované dýchanie
Urobte sériu kontrolovaných nádychov a výdychov a vaša myseľ sa spravidla upokojí – začne sa vlastne sústrediť na niečo iné – na vaše dýchanie. Cvičenie vykonávajte nasledovne:
Krok 1 – Hlboké pomalé nádychy, počítajte pomaly do 5.
Krok 2 – zadržte dych a zároveň pomaly počítajte do 5
Krok 3 – hlboký výdych a zároveň pomaly počítajte do 5
Krok 4 – zadržte výdych a zároveň pomaly počítajte do 5
Tento postup opakujte, pričom si všímajte len počítanie a svoj dych.
A teraz už stačí len skočiť! Buďte odvážni a myslite na to, že každé ďalšie vystúpenie na stretnutí vás posunie k tomu, aby vás strach jedného dňa prešiel. Sami uvidíte, že častým opakovaním bude čoraz slabší. Prajeme vám veľa úspešných stretnutí!
