Produktivita nie je o tom pracovať čo najviac hodín, ale vedieť si správne nastaviť priority, organizovať svoj čas a sústrediť sa na to, čo prináša skutočné výsledky. V pracovnom živote sa pritom každý deň stretávame s množstvom úloh, schôdzok a ďalších povinností. Existuje množstvo metód, ktoré pomáhajú prácu lepšie plánovať, stanovovať priority a obmedziť rozptyľovanie. Neexistuje však jedna univerzálna metóda – dôležité je nájsť prístup, ktorý vyhovuje práve vám.
Čo je produktivita?
Produktivitu môžeme jednoducho chápať ako schopnosť dosahovať požadované výsledky efektívnym využívaním svojho času, energie a ďalších zdrojov. Nejde teda iba o to, koľko práce za deň zvládnete. Rovnako dôležité je, či sa venujete správnym úlohám a či vaše úsilie skutočne vedie k požadovaným výsledkom.
Produktivita preto súvisí napríklad s:
- plánovaním času,
- stanovovaním priorít,
- organizáciou úloh,
- schopnosťou sústrediť sa,
- elimináciou rušivých vplyvov,
- efektívnym využívaním energie,
- schopnosťou povedať „nie“ úlohám, ktoré nie sú dôležité.
Práve na tieto oblasti sa zameriavajú rôzne metódy produktivity.
Produktivita v práci
V pracovnom prostredí sa produktivita často spája s výkonom a množstvom dokončených úloh. Byť produktívny však neznamená byť celý deň zaneprázdnený. Môžete napríklad stráviť niekoľko hodín odpovedaním na e-maily, účasťou na schôdzkach a riešením drobných úloh bez toho, aby ste sa dostali k práci, ktorá má pre váš projekt alebo firmu najväčší význam.
Dôležité je preto rozlišovať medzi naliehavými a skutočne dôležitými úlohami. Niektoré veci si vyžadujú okamžitú pozornosť, iné je možné naplánovať, delegovať alebo úplne vyradiť. Pomôcť môže aj stanovenie niekoľkých hlavných priorít na začiatku pracovného dňa. Namiesto dlhého zoznamu úloh tak budete vedieť, čo je potrebné skutočne dokončiť.
Produktivita a schopnosť sústrediť sa
Jedným z najväčších problémov súčasného pracovného prostredia je množstvo rozptýlení. E-maily, telefón, sociálne siete, notifikácie alebo neustále prepínanie medzi úlohami môžu narúšať sústredenie. Nie každá správa pritom vyžaduje okamžitú reakciu.
Užitočné môže byť napríklad vyhradiť si konkrétny čas na kontrolu e-mailov alebo počas náročnej práce vypnúť nepotrebné notifikácie. Dôležitou súčasťou produktivity je aj schopnosť venovať určitý čas iba jednej úlohe. To je obzvlášť dôležité pri činnostiach, ktoré si vyžadujú premýšľanie, kreativitu alebo rozhodovanie.
Produktivita pri štúdiu
Štúdium popri zamestnaní alebo podnikaní môže byť časovo náročné, a preto je dôležité naučiť sa pracovať s časom efektívne. Namiesto toho, aby ste čakali na deň, keď budete mať niekoľko hodín voľného času, môže byť praktickejšie zaradiť štúdium pravidelne do svojho kalendára.
Aj kratšie, ale pravidelné študijné bloky môžu pomôcť udržať tempo a postupovať systematicky. Veľké úlohy je tiež vhodné rozdeliť na menšie kroky. Namiesto všeobecného cieľa „pracovať na diplomovej práci“ si môžete naplánovať konkrétne úlohy – vyhľadať zdroje, pripraviť osnovu, spracovať určitú časť textu alebo upraviť konkrétnu kapitolu. Vďaka tomu je jasnejšie, čo presne je potrebné urobiť, a veľká úloha nepôsobí tak náročne.
Odpočinok je súčasťou produktivity
Produktivita neznamená pracovať alebo študovať bez prestávky. Dlhodobý výkon si vyžaduje aj dostatok odpočinku a regenerácie. Ak sa snažíte využiť každú voľnú chvíľu na prácu, môže postupne klesať vaša schopnosť sústrediť sa a robiť kvalitné rozhodnutia.
Prestávky preto nemusia byť stratou času. Môžu byť súčasťou spôsobu práce, ktorý je dlhodobo udržateľný.
Najznámejšie metódy produktivity
Existuje množstvo metód produktivity, ktoré sa zameriavajú na rôzne oblasti práce – od organizácie úloh cez plánovanie času až po schopnosť sústrediť sa. Neexistuje pritom jedna univerzálna metóda, ktorá by fungovala pre každého. Jednotlivé prístupy preto možno aj kombinovať podľa toho, čo vám pri práci alebo štúdiu najviac pomáha.
Medzi známe metódy patrí Getting Things Done (GTD), ktorú vytvoril americký kouč a autor David Allen. Metóda pomáha dostať úlohy a povinnosti z hlavy do prehľadného systému a efektívnejšie s nimi pracovať. Hodí sa predovšetkým na organizáciu väčšieho množstva úloh a môže dobre fungovať v kombinácii s Time Blockingom. Ten rozdeľuje deň na konkrétne časové bloky, počas ktorých sa venujete vopred určenej činnosti.
Na samotné sústredenie sa zameriava Pomodoro, ktoré strieda kratšie intervaly sústredenej práce s prestávkami. Ak naopak často odkladáte dôležité alebo nepríjemné úlohy, môže pomôcť Eat That Frog – metóda založená na princípe, že najnáročnejšiu úlohu vyriešite ideálne ako prvú.
S určovaním priorít pomáha Eisenhowerova matica, ktorá rozdeľuje úlohy podľa ich dôležitosti a naliehavosti. Na prioritizáciu sa zameriava aj Paretovo pravidlo 80/20, ktoré vedie k otázke, ktoré činnosti prinášajú najväčšie výsledky a zaslúžia si preto najviac pozornosti.
Pri práci vyžadujúcej dlhšie sústredenie môže byť užitočný prístup Deep Work, ktorého cieľom je venovať sa náročnej činnosti bez zbytočných vyrušení. Jednoduchší spôsob plánovania ponúka Ivy Lee Method, ktorá pracuje s niekoľkými najdôležitejšími úlohami na nasledujúci deň. Podobne pravidlo 1-3-5 pomáha vytvoriť realistickejší zoznam úloh tým, že kombinuje jednu veľkú, tri stredne veľké a päť menších úloh.
Tieto metódy nie je potrebné používať oddelene. Môžu sa navzájom dopĺňať – napríklad Eisenhowerova matica vám pomôže určiť priority, Time Blocking naplánovať, kedy sa im budete venovať, a Pomodoro udržať sústredenie pri samotnej práci. Podrobnejšie informácie o jednotlivých metódach nájdete v našich samostatných článkoch.
Produktivita ako súčasť profesijného rozvoja
Efektívna práca s časom pomáha nielen pri plnení pracovných úloh, ale aj pri ďalšom vzdelávaní. Ak sa rozhodnete rozvíjať svoje znalosti napríklad prostredníctvom MBA štúdia, správne plánovanie vám môže pomôcť skĺbiť štúdium s prácou aj osobným životom.
MBA štúdium na CEMI prebieha 100 % online, takže si môžete štúdium prispôsobiť svojmu pracovnému vyťaženiu a časovým možnostiam. Pre manažérov, podnikateľov aj ďalších profesionálov tak môže byť ďalšie vzdelávanie spôsobom, ako sa profesijne posúvať bez toho, aby museli prerušiť svoju kariéru.
Produktivita tak nie je len o tom, koľko toho počas dňa stihnete. Je aj o tom, či si dokážete vytvoriť priestor na činnosti, ktoré sú dôležité pre vašu budúcnosť – vrátane vlastného vzdelávania a profesijného rozvoja.
