Máte pocit, že máte počas dňa príliš veľa úloh, stretnutí a povinností, a napriek tomu na konci dňa nestihnete to najdôležitejšie? Jedným z prístupov, ktorý môže pomôcť lepšie zvládať pracovné aj osobné povinnosti, je metóda Getting Things Done (metóda GTD). Jej cieľom nie je pracovať viac, ale vytvoriť si systém, vďaka ktorému budete mať svoje úlohy pod kontrolou a budete sa môcť lepšie sústrediť na to, čomu sa práve venujete.
Čo je metóda Getting Things Done?
Getting Things Done, skrátene GTD, je metóda organizácie času a práce, ktorú vytvoril americký konzultant v oblasti produktivity David Allen. Princípy metódy opísal v rovnomennej knihe Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
Základná myšlienka GTD je pomerne jednoduchá: nesnažiť sa držať všetky úlohy v hlave, ale vytvoriť si spoľahlivý systém, do ktorého ich môžete zaznamenať, usporiadať a postupne spracovávať. Metóda GTD tak pomáha nielen s organizáciou času, ale aj s rozhodovaním o tom, čomu venovať pozornosť a aký má byť ďalší konkrétny krok.
Ako GTD funguje?
Metóda GTD je založená na 5 základných pilieroch, ktoré pomáhajú dostať povinnosti z hlavy do prehľadného systému a následne ich efektívne spracovávať.
1. Zachytenie všetkých úloh
Prvým pilierom je zachytiť všetko, čo si vyžaduje vašu pozornosť. Môže ísť o pracovné úlohy, nápady, stretnutia, e-maily, telefonáty alebo napríklad osobné povinnosti. V tejto fáze sa nemusíte rozhodovať, čo urobíte ako prvé. Dôležité je informácie zaznamenať na jedno spoľahlivé miesto. Môže to byť aplikácia, zoznam úloh, poznámkový blok alebo iný nástroj, ktorý vám vyhovuje.
2. Ujasnenie jednotlivých položiek
Nestačí iba vytvoriť dlhý zoznam úloh. Pri každej položke je potrebné položiť si otázku: Čo s tým vlastne potrebujem urobiť? Ak máte napríklad v zozname poznámku „prezentácia pre klienta“, nie je úplne jasné, aký má byť ďalší krok. Konkrétnejšia úloha môže znieť napríklad „pripraviť osnovu prezentácie“. Práve premena neurčitých povinností na konkrétne ďalšie kroky je jedným z dôležitých princípov GTD.
3. Organizácia úloh
Po ujasnení je potrebné jednotlivé úlohy zaradiť do vhodných kategórií. Niektoré úlohy majú konkrétny termín, iné je možné urobiť kedykoľvek, niektoré čakajú na niekoho ďalšieho a iné môžu byť súčasťou väčšieho projektu. Dobre nastavený systém vám umožní rýchlo zistiť, čo je potrebné urobiť, kedy a za akých podmienok.
4. Pravidelná kontrola
Aby metóda fungovala dlhodobo, je dôležité pravidelne sa k svojmu systému vracať. GTD preto pracuje aj s pravidelnou kontrolou úloh a projektov. Pri takejto kontrole môžete napríklad zistiť, ktoré úlohy sú stále aktuálne, čo už nie je potrebné riešiť a na čo ste naopak zabudli. Pravidelná kontrola zároveň pomáha udržiavať systém dôveryhodný. Ak viete, že sa na svoj zoznam môžete spoľahnúť, nemusíte si všetky povinnosti neustále pripomínať.
5. Urobiť ďalší krok
Poslednou časťou je samotné vykonanie úlohy. V danom momente by ste mali mať jasno v tom, čo konkrétne môžete urobiť ďalej. Namiesto všeobecného „pracovať na projekte“ tak máte napríklad úlohu „zavolať dodávateľovi a dohodnúť termín stretnutia“. Takáto úloha je konkrétna a môžete ju jednoducho splniť.
Aké sú výhody metódy GTD?
Metóda Getting Things Done môže byť užitočná predovšetkým ľuďom, ktorí majú veľké množstvo pracovných povinností a často preskakujú medzi rôznymi úlohami.
Medzi jej možné prínosy patria napríklad:
- lepší prehľad o pracovných aj osobných úlohách,
- efektívnejšia organizácia času,
- zníženie množstva úloh, ktoré sa snažíte pamätať,
- jasnejšie určenie ďalších krokov,
- lepšie sústredenie na aktuálnu úlohu,
- jednoduchšie plánovanie väčších projektov,
- väčšia kontrola nad pracovnými povinnosťami.
GTD pritom nie je založené na tom, že musíte každý svoj deň naplánovať do poslednej minúty. Skôr vytvára systém, ktorý vám pomáha rozhodovať sa, čo je potrebné urobiť a kedy je vhodný čas venovať sa tomu.
GTD v práci manažéra
Princípy GTD môžu dobre využiť aj manažéri a vedúci pracovníci, ktorí často riešia niekoľko projektov súčasne a musia koordinovať vlastnú prácu aj prácu ďalších ľudí. Manažér môže mať počas jediného dňa desiatky podnetov – od e-mailov a porád cez úlohy zamestnancov až po strategické rozhodnutia. Ak sa všetky tieto informácie snaží držať iba v hlave, môže byť náročné určiť priority a sústrediť sa na skutočne dôležité úlohy.
GTD môže pomôcť jednotlivé požiadavky zachytiť, rozdeliť a premeniť na konkrétne kroky. Manažér tak môže lepšie oddeliť operatívne úlohy od dlhodobejších projektov a strategických priorít. Dôležité je tiež rozlišovať medzi tým, čo musí manažér urobiť sám, a tým, čo môže delegovať.
GTD nie je o tom robiť viac vecí naraz
Jedným z častých problémov modernej práce je snaha zvládať niekoľko činností súčasne. Prepínanie pozornosti medzi e-mailmi, telefonátmi, poradami a vlastnými úlohami však môže sťažovať sústredenie.
GTD preto môže byť užitočné aj ako spôsob, ako si urobiť jasno v tom, čo práve riešiť a čo môže počkať. Ak máte ostatné úlohy zachytené v systéme, nemusíte počas práce neustále premýšľať nad tým, na čo ďalšie ešte nesmiete zabudnúť.
Ako začať s metódou GTD?
Nemusíte hneď meniť celý spôsob, akým organizujete svoj pracovný deň. Začať môžete jednoducho:
- Spíšte si všetky otvorené úlohy a povinnosti.
- Rozdeľte ich podľa toho, čo skutočne vyžaduje vašu pozornosť.
- Pri každej úlohe určte konkrétny ďalší krok.
- Vytvorte si jednoduchý systém na ich evidenciu.
- Pravidelne svoj zoznam kontrolujte a aktualizujte.
- Sústreďte sa vždy na úlohu, ktorú je v danom momente potrebné riešiť.
Najdôležitejšie pritom nie je používať konkrétnu aplikáciu alebo nástroj. Podstatné je mať systém, ktorému dôverujete a ktorý dokážete dlhodobo používať.
GTD nie je jediná metóda organizácie času
Getting Things Done je iba jedným z prístupov k time managementu a produktivite. Ak hľadáte iný spôsob, ako si organizovať prácu, môžete vyskúšať napríklad time blocking, pomodoro techniku alebo metódu Eat That Frog. Každá z týchto metód pracuje s plánovaním a prioritami trochu iným spôsobom a môže vyhovovať inej pracovnej situácii alebo osobnému štýlu.
Päť pilierov GTD môže byť praktickým nástrojom na každodennú organizáciu práce, riadenie projektov aj manažérske rozhodovanie. Ak chcete podobné manažérske zručnosti ďalej rozvíjať a prepájať ich s vlastnou praxou, môžete ich rozšíriť aj prostredníctvom štúdia MBA na CEMI. Vďaka 100 % online forme môžete štúdium pohodlne skĺbiť s prácou a získané znalosti využívať priamo v praxi.
