Základom úspešnej spoločnosti sú konštruktívne a efektívne porady. Bohužiaľ, v mnohých spoločnostiach sú porady príliš dlhé, nudné a chaotické. Zamestnanci si z takýchto porád neodnesú takmer nič, pretože celý čas myslia na úplne iné veci. Ak teda nechcete vidieť otrávené tváre účastníkov, naučte sa viesť poradu trochu iným spôsobom, ktorý sa bude páčiť vám aj prítomným.
Hoci sa hovorí, že starého psa novým kúskom nenaučíš, toto príslovie v súčasnosti neplatí. Napríklad štúdium MBA, o ktoré sa zaujímajú najmä podnikatelia a manažéri, väčšinou vo vekovej skupine 30 až 50 rokov, učí študentov okrem iného aj to, ako konštruktívne viesť porady. V nasledujúcich riadkoch vám ukážeme, ako efektívne viesť porady.
Kedy zorganizovať poradu?
Ideálnym dňom na stretnutie je utorok. Dôvod? Pondelky sú pre mnohých zamestnancov príliš frustrujúce, pretože sa zotavujú z víkendového odpočinku a prezerajú desiatky e-mailov, ktoré im cez víkend prišli do schránky. V stredu si pracovníci povedia, že polovica pracovného týždňa je za nimi, a začnú viac premýšľať o tom, čo budú robiť cez víkend. V utorok sa však plne sústredia na prácu, takže na porade venujú viac pozornosti.
Naplánujte poradu viac na ráno. Tesne pred obedom bývajú pracovníci agresívni, pretože im klesá hladina cukru v krvi. Po zjedení obeda začnú spomaľovať. Poobede majú jedinú víziu – ísť domov, stráviť čas s deťmi a relaxovať. Ak ste sa niekedy pokúsili zorganizovať poradu v piatok o 17.00 h, pravdepodobne ste si vo firme narobili dosť nepriateľov.
O čom by malo stretnutie byť?
Starostlivo si pripravte program, aby schôdza nebola zmätočná. Program by ste mali účastníkom poslať ešte pred stretnutím, aby boli oboznámení s tým, o čom sa vlastne bude diskutovať. Počúvajte aj svojich zamestnancov a pokojne sa ich v e-maile, ktorým rozosielate program, opýtajte, či majú tiež nejaké body alebo témy, o ktorých si myslia, že by sa mali na stretnutí prediskutovať.
Kto bude viesť stretnutie?
Ak schôdzu nevediete sami, poverte vedením kvalifikovanú osobu, ktorá však bude oboznámená so všetkými bodmi programu a dôkladne sa pripraví. Je veľmi dobré, ak sa vedúci zakaždým strieda, pretože to posilní pracovnú morálku tímu.
Osobne alebo online?
V dnešnom digitálnom svete nie sú online stretnutia ničím výnimočným. Obe možnosti sú účinné, ak je stretnutie správne naplánované a zorganizované. Online stretnutia sú však náročnejšie, pretože je ťažšie udržať pozornosť ostatných, a preto by mal byť moderátor kreatívny.
Nahrávanie stretnutia
Jedným z najdôležitejších bodov každého stretnutia je zapisovanie toho, o čom sa diskutuje, aké pripomienky a návrhy majú ostatní účastníci atď. Zápis sa potom rozošle všetkým zamestnancom prítomným na stretnutí e-mailom.
V zápisnici by malo byť uvedené, o čom všetkom sa diskutovalo, aké úlohy má každý zamestnanec (vrátane termínov ich splnenia).
Čo môžem urobiť, aby som zlepšil svoju schopnosť viesť stretnutia?
V prvom rade môžete študovať literatúru. Na túto tému existuje množstvo kníh. Dokonca aj veľké mená napísali odborné knihy o obchodných postupoch a poradách. V posledných rokoch sa však oveľa populárnejším stalo štúdium venované tejto oblasti, napríklad MBA. Pre manažérov má takéto štúdium zmysel, pretože im dáva možnosť diskutovať o svojich skúsenostiach (nielen v oblasti riadenia porád) s lektormi aj kolegami na podobných pozíciách a inšpirovať sa najlepšími vo svojom odbore.
