Efektivní vedení porad aneb jak vést porady konstruktivně?

Základním stavebním kamenem úspěšné společnosti jsou konstruktivně a efektivně vedené porady. Bohužel, v mnoha firmách jsou porady příliš dlouhé, nezáživné a chaotické. Z takové porady si však zaměstnanci takřka nic neodnesou, protože po celou dobu přemýšlí nad úplně jinými věcmi. Jestliže se tedy nechcete dívat na otrávené obličeje zúčastněných, naučte se vést poradu trochu jiným způsobem, jenž si oblíbíte jak vy, tak i posluchači.

I když se říká, že se starý pes novým kouskům nenaučí, momentálně dané pořekadlo neplatí. Třeba takové MBA studium, o které se zajímají především byznysmeni a manažeři nejčastěji ve věkové kategorii od 30 do 50 let, učí studenty mimo jiné i konstruktivnímu vedení porad. I v následujících řádcích vám prozradíme, jak vést porady efektivně.

Kdy uspořádat poradu?

Ideální den pro uspořádání porady je úterý. Důvod? Pondělí je pro spoustu zaměstnanců příliš frustrující, neboť se vzpamatovávají z víkendového odpočinku a prokousávají se desítkami e-mailů, které jim během víkendu přistály do schránky. Ve středu si pracovníci říkají, že polovinu pracovního týdne už mají za sebou, a začínají přemýšlet spíše nad tím, co budou dělat o víkendu. V úterý jsou však plně soustředění na práci, a tak na poradě dávají větší pozor.

Poradu naplánujte spíše na dopoledne. Těsně před obědem bývají pracovníci agresivní, neboť jim klesá hladina cukru v krvi. Jakmile se naobědvají, nastává u nich útlum. Odpoledne zase mají jen jednu vidinu - jít domů, věnovat se dětem a relaxovat. Jestliže jste někdy zkusili uspořádat poradu v pátek v pět odpoledne, tak jste si zřejmě udělali dost nepřátel ve firmě.

O čem by měla porada být?

Program si pečlivě připravte, aby nebyla porada zmatená. Program byste měli zaslat zúčastněným ještě před konáním porady, aby se seznámili s tím, co se vlastně bude probírat. Vyslechněte také své pracovníky a klidně se v e-mailu, v němž budete rozesílat program, zeptejte, zda nemají i oni nějaké body či témata, která by podle nich měla být na poradě probíraná.

Kdo poradu povede?

Pokud nepovedete poradu přímo vy, pověřte kvalifikovanou osobu, která se však pečlivě seznámí se všemi body z programu a důkladně se na ně připraví. Velice dobrý nápad je, aby se přednášející pokaždé střídal, protože tím se posílí pracovní morálka v týmu.

Porada face-to-face anebo online?

V dnešním digitálním světě nejsou online porady nic neobvyklého. Účinné jsou obě varianty, pokud je porada správně naplánována a zorganizována. Ovšem porady přes internet jsou náročnější, protože je těžší udržet pozornost druhých, a proto by měl být moderátor kreativní.

Zapisování porady

Jedním z nejdůležitějších bodů každé porady je zapisování toho, co se na ní probírá, jaké mají ostatní zúčastnění připomínky a návrhy a podobně. Poté se zápis rozešle všem pracovníkům přítomným na poradě e-mailem.

V zápisu by mělo být uvedeno, co všechno jste probrali, jaké mají jednotliví zaměstnanci úkoly (včetně termínů dokončení).

Co dělat pro zlepšení schopnosti vést porady?

V první řadě si můžete nastudovat odbornou literaturu. Existuje spousta knih věnujících se dané problematice. Odborné knihy zaměřené na obchodní praktiky a vedení porad napsala i zvučná jména. V posledních letech je však mnohem žádanější studium věnující se této oblasti, jako je právě MBA. Pro manažery má takové studium vskutku smysl, neboť zde mají možnost prodiskutovat své zkušenosti (nejen z oblasti vedení porad) jak s lektory, tak s kolegy na podobných pozicích, a inspirovat se tak u těch nejlepších ve svém oboru.

Chcem vedieť viac
Chcem vedieť viac

Radi zodpovieme všetky Vaše otázky o štúdiu MBA či LLM.
Neváhajte nás preto kontaktovať.

Beriem na vedomie spracovanie osobných údajov.
frame-scrollup