Keďže mnohé české firmy a organizácie prešli na home office, videohovory sú veľmi diskutovanou a aktuálnou témou. Spočiatku však nie sú ani zďaleka také dokonalé, ako by sme si želali. Niekomu sa nepodarí nainštalovať potrebný program, inému sa za chrbtom preháňajú rodinní príslušníci a niekto sa na konferencii objaví v pyžame a pod prezývkou Kocúr 007. Aké pravidlá by sa však mali dodržiavať, aby sme sa vyhli takýmto faux pas pri videohovoroch?“ Odkedy mnohé české firmy a organizácie prešli na home office, sú videohovory horúcou témou.
1. Vyberte si vhodnú platformu
Konzultujte so všetkými členmi tímu a zistite, ktorá online platforma im najviac vyhovuje. Mnohí z nich budú pravdepodobne zvyknutí pracovať so službou Skype, ale doba pokročila a k dispozícii je oveľa viac kvalitných online nástrojov. Jedným z nich je aplikácia Zoom, ktorá umožňuje viesť bezplatné videokonferencie v trvaní 40 minút, počas ktorých môžete kolegom ukázať svoju pracovnú plochu alebo poznámky na počítači a automaticky vytvoriť zvukové a obrazové záznamy. Medzi ďalšie odporúčané programy patria Discord a Google Hangouts Meet, ktoré sú bezplatné a majú podobné vymoženosti ako Zoom.
2. Vyhnite sa technickým problémom
Ani výber platformy, ktorá vám vyhovuje, však nezaručí, že počas konferencie nenarazíte na drobné technické problémy. Niektorým z nich sa však môžete ľahko vyhnúť ešte pred začatím videohovoru.
Tu je niekoľko tipov:
- Včas sa zaregistrujte na vybranej platforme
- Všetko si nastavte v dostatočnom predstihu
- Oboznámte sa so všetkými možnosťami, ktoré platforma ponúka
- Vyskúšajte si mikrofón a nastavte kameru
3. Vyberte pozadie
Počas konferencie je čiastočne narušené súkromie celého tímu a vzájomné vnikanie do domovov nemusí byť vždy príjemné. Najmä ak ste sa nikdy predtým navzájom nenavštívili. Preto sa snažte urobiť dobrý dojem, vyhnite sa špinavému oblečeniu, špinavému riadu a skrátka všetko zariadte tak, ako keby vaši kolegovia skutočne prišli na návštevu. Ak nemáte čas alebo energiu na upratovanie, Zoom ponúka výber virtuálnych pozadí.
4. Nezabudnite na oblečenie
Človek by si myslel, že výber vhodného oblečenia na videokonferenciu je samozrejmosťou, ale v praxi to tak často nie je. Nezabúdajte, že počas videohovoru sa môže stať takmer čokoľvek, idete si naliať pohár vody, niekto zazvoní pri dverách… Takže vaši kolegovia uvidia, čo máte oblečené od pása nadol. Nemali by ste tiež zabúdať na neutrálne farby; v krikľavých tónoch by ste mohli na monitore vyzerať skôr ako farebné škvrny a zbytočne na seba upozorňovať.
5. Usporiadajte ho doma
Deti nechodia do školy, zvyšok rodiny tiež prešiel na home office, skrátka, dom je plný ľudí. Nezabudnite ich požiadať, aby boli ticho a nechali vás počas videokonferencie na pokoji. Domáce zvieratá nemajú toľko pochopenia pre pracovné povinnosti, skúste aspoň vymyslieť činnosť, ktorá ich počas hovoru zaručene zabaví.
6. Vypnite mikrofón
Pred samotnou konferenciou si vyskúšajte, ako zapnúť a vypnúť mikrofón pre seba a ostatných účastníkov hovoru. Zabránite tak rušivým vplyvom, ako je ťukanie do klávesnice alebo šuchotanie papierov. Všetky tieto aplikácie túto možnosť ponúkajú.
7. Dajte priestor na odpoveď
Online komunikácia sa v mnohých ohľadoch zlepšila, ale stále sa nemôže rovnať tej skutočnej. V závislosti od kvality internetového pripojenia bude kolegom často trvať dlhšie, kým odpovedia, preto im dajte dostatok času nielen na sformulovanie odpovede, ale aj na to, aby vám ju aplikácia pohodlne sprostredkovala.
8. Určite moderátora
Videohovor by mal pripomínať skutočné stretnutie s kolegami, a preto by mal obsahovať podobné pravidlá ako napr:
- skorý príchod
- neskáčte si do reči
- držte sa témy
Všetky tieto zdanlivo triviálne opatrenia môžu kolegom výrazne ušetriť čas a skrátiť celkové trvanie konferencie. Moderátor môže pomôcť zabezpečiť dodržiavanie týchto pravidiel. Preto si vopred vyberte kolegu, ktorý bude konferenciu viesť, a pokúste sa disciplinovať nedisciplinovaných kolegov. Prajeme vám úspešné online stretnutia!
