Produktivita není o tom pracovat co nejvíce hodin, ale umět správně nastavit priority, organizovat svůj čas a soustředit se na to, co přináší skutečné výsledky. V pracovním životě se přitom každý den setkáváme s množstvím úkolů, schůzek a dalších povinností. Existuje řada metod, které pomáhají práci lépe plánovat, stanovovat priority a omezit rozptýlení. Neexistuje však jedna univerzální metoda – důležité je najít přístup, který vyhovuje právě vám.
Co je produktivita?
Produktivitu můžeme jednoduše chápat jako schopnost dosahovat požadovaných výsledků efektivním využíváním svého času, energie a dalších zdrojů. Nejde tedy pouze o to, kolik práce za den zvládnete. Stejně důležité je, zda se věnujete správným úkolům a zda vaše úsilí skutečně vede k požadovaným výsledkům.
Produktivita proto souvisí například s:
- plánováním času,
- stanovováním priorit,
- organizací úkolů,
- schopností soustředit se,
- eliminací rušivých vlivů,
- efektivním využíváním energie,
- schopností říct „ne“ úkolům, které nejsou důležité.
Právě na tyto oblasti se zaměřují různé metody produktivity.
Produktivita v práci
V pracovním prostředí se produktivita často spojuje s výkonem a množstvím dokončených úkolů. Být produktivní ale neznamená být celý den zaneprázdněný. Můžete například strávit několik hodin odpovídáním na e-maily, účastí na schůzkách a řešením drobných úkolů, aniž byste se dostali k práci, která má pro váš projekt nebo firmu největší význam. Důležité je proto rozlišovat mezi naléhavými a skutečně důležitými úkoly. Některé věci potřebují okamžitou pozornost, jiné je možné naplánovat, delegovat nebo úplně vyřadit. Pomoci může také stanovení několika hlavních priorit na začátku pracovního dne. Místo dlouhého seznamu úkolů tak budete vědět, co je potřeba skutečně dokončit.
Produktivita a schopnost soustředit se
Jedním z největších problémů současného pracovního prostředí je množství rozptýlení. E-maily, telefon, sociální sítě, notifikace nebo neustálé přepínání mezi úkoly mohou narušovat soustředění. Ne každá zpráva přitom vyžaduje okamžitou reakci. Užitečné může být například vyhradit si konkrétní čas na kontrolu e-mailů nebo během náročné práce vypnout nepotřebné notifikace. Důležitou součástí produktivity je také schopnost věnovat určitou dobu pouze jednomu úkolu. To je obzvlášť důležité u činností, které vyžadují přemýšlení, kreativitu nebo rozhodování.
Produktivita při studiu
Studium vedle zaměstnání nebo podnikání může být časově náročné, a proto je důležité naučit se s časem pracovat efektivně. Místo toho, abyste čekali na den, kdy budete mít několik hodin volného času, může být praktičtější zařadit studium pravidelně do svého kalendáře. I kratší, ale pravidelné studijní bloky mohou pomoci udržet tempo a postupovat systematicky. Velké úkoly je také vhodné rozdělit na menší kroky. Například místo obecného cíle „pracovat na diplomové práci“ si můžete naplánovat konkrétní úkoly – vyhledat zdroje, připravit osnovu, zpracovat určitou část textu nebo upravit konkrétní kapitolu. Díky tomu je jasnější, co přesně je potřeba udělat, a velký úkol nepůsobí tak náročně.
Odpočinek je součástí produktivity
Produktivita neznamená pracovat nebo studovat bez přestávky. Dlouhodobý výkon vyžaduje také dostatek odpočinku a regenerace. Pokud se snažíte využít každou volnou chvíli k práci, může postupně klesat vaše schopnost soustředit se a dělat kvalitní rozhodnutí. Přestávky proto nemusí být ztrátou času. Mohou být součástí způsobu práce, který je dlouhodobě udržitelný.
Nejznámější metody produktivity
Existuje řada metod produktivity, které se zaměřují na různé oblasti práce – od organizace úkolů přes plánování času až po schopnost soustředit se. Neexistuje přitom jedna univerzální metoda, která by fungovala pro každého. Jednotlivé přístupy lze proto také kombinovat podle toho, co vám při práci nebo studiu nejvíce pomáhá.
Mezi známé metody patří Getting Things Done (GTD), kterou vytvořil americký kouč a autor David Allen. Metoda pomáhá dostat úkoly a povinnosti z hlavy do přehledného systému a efektivněji s nimi pracovat. Hodí se především pro organizaci většího množství úkolů a může dobře fungovat v kombinaci s Time Blockingem. Ten rozděluje den do konkrétních časových bloků, během kterých se věnujete předem určené činnosti.
Na samotné soustředění se zaměřuje Pomodoro, která střídá kratší intervaly soustředěné práce s přestávkami. Pokud naopak často odkládáte důležité nebo nepříjemné úkoly, může pomoci Eat That Frog – metoda založená na principu, že nejnáročnější úkol vyřešíte ideálně jako první.
S určováním priorit pomáhá Eisenhowerova matice, která rozděluje úkoly podle jejich důležitosti a naléhavosti. Na prioritizaci se zaměřuje také Paretovo pravidlo 80/20, které vede k otázce, které činnosti přinášejí největší výsledky a zaslouží si proto nejvíce pozornosti.
Pro práci vyžadující delší soustředění může být užitečný přístup Deep Work, jehož cílem je věnovat se náročné činnosti bez zbytečných vyrušení. Jednodušší způsob plánování nabízí Ivy Lee Method, která pracuje s několika nejdůležitějšími úkoly pro následující den. Podobně pravidlo 1-3-5 pomáhá vytvořit realističtější seznam úkolů tím, že kombinuje jeden velký, tři středně velké a pět menších úkolů.
Tyto metody není nutné používat odděleně. Mohou se navzájem doplňovat – například Eisenhowerova matice vám pomůže určit priority, Time Blocking naplánovat, kdy se jim budete věnovat, a Pomodoro udržet soustředění při samotné práci. Podrobnější informace o jednotlivých metodách najdete v našich samostatných článcích.
Produktivita jako součást profesního rozvoje
Efektivní práce s časem pomáhá nejen při plnění pracovních úkolů, ale také při dalším vzdělávání. Pokud se rozhodnete rozvíjet své znalosti například prostřednictvím MBA studia, správné plánování vám může pomoci skloubit studium s prací i osobním životem. MBA studium na CEMI probíhá 100% online, takže si můžete studium přizpůsobit svému pracovnímu vytížení a časovým možnostem. Pro manažery, podnikatele i další profesionály tak může být další vzdělávání způsobem, jak se profesně posouvat, aniž by museli přerušit svou kariéru. Produktivita tak není jen o tom, kolik toho během dne stihnete. Je také o tom, zda si dokážete vytvořit prostor pro činnosti, které jsou důležité pro vaši budoucnost – včetně vlastního vzdělávání a profesního rozvoje.
