Máte pocit, že máte během dne příliš mnoho úkolů, schůzek a povinností a přesto na konci dne nestihnete to nejdůležitější? Jedním z přístupů, který může pomoci lépe zvládat pracovní i osobní povinnosti, je metoda Getting Things Done (metoda GTD). Jejím cílem není pracovat více, ale vytvořit si systém, díky kterému budete mít své úkoly pod kontrolou a můžete se lépe soustředit na to, čemu se právě věnujete.
Co je metoda Getting Things Done?
Getting Things Done, zkráceně GTD, je metoda organizace času a práce, kterou vytvořil americký produktivitní konzultant David Allen. Principy metody popsal ve stejnojmenné knize Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Základní myšlenka GTD je poměrně jednoduchá: nesnažit se držet všechny úkoly v hlavě, ale vytvořit si spolehlivý systém, do kterého je můžete zaznamenat, uspořádat a postupně zpracovávat. Metoda GTD tak pomáhá nejen s organizací času, ale také s rozhodováním o tom, čemu věnovat pozornost a jaký má být další konkrétní krok.
Jak GTD funguje?
Metoda GTD je založena na 5 základních pilířích, které pomáhají dostat povinnosti z hlavy do přehledného systému a následně je efektivně zpracovávat.
1. Zachycení všech úkolů
Prvním krokem je zachytit vše, co vyžaduje vaši pozornost. Může jít o pracovní úkoly, nápady, schůzky, e-maily, telefonáty nebo například osobní povinnosti. Nemusíte se v této fázi rozhodovat, co uděláte jako první. Důležité je informace zaznamenat na jedno spolehlivé místo. Může to být aplikace, seznam úkolů, poznámkový blok nebo jiný nástroj, který vám vyhovuje.
2. Ujasnění jednotlivých položek
Nestačí pouze vytvořit dlouhý seznam úkolů. Je potřeba si u každé položky položit otázku: Co s tím vlastně potřebuji udělat? Pokud například máte v seznamu poznámku „prezentace pro klienta“, není zcela jasné, jaký má být další krok. Konkrétnější úkol může znít například „připravit osnovu prezentace“. Právě převádění neurčitých povinností na konkrétní další kroky je jedním z důležitých principů GTD.
3. Organizace úkolů
Po ujasnění je potřeba jednotlivé úkoly zařadit do vhodných kategorií. Některé úkoly mají konkrétní termín, jiné lze udělat kdykoliv, některé čekají na někoho dalšího a jiné mohou být součástí většího projektu. Dobře nastavený systém vám umožní rychle zjistit, co je potřeba udělat, kdy a za jakých podmínek.
4. Pravidelná kontrola
Aby metoda fungovala dlouhodobě, je důležité se ke svému systému pravidelně vracet. GTD proto pracuje také s pravidelnou kontrolou úkolů a projektů. Při takové kontrole můžete například zjistit, které úkoly jsou stále aktuální, co už není potřeba řešit a na co jste naopak zapomněli. Pravidelná kontrola zároveň pomáhá udržovat systém důvěryhodný. Pokud víte, že se na svůj seznam můžete spolehnout, nemusíte si všechny povinnosti neustále připomínat.
5. Udělat další krok
Poslední částí je samotné provedení úkolu. V danou chvíli byste měli mít jasno v tom, co konkrétně můžete udělat dál. Místo obecného „pracovat na projektu“ tak máte například úkol „zavolat dodavateli a domluvit termín schůzky“. Takový úkol je konkrétní a můžete ho jednoduše splnit.
Jaké jsou výhody metody GTD?
Metoda Getting Things Done může být užitečná především lidem, kteří mají velké množství pracovních povinností a často přeskakují mezi různými úkoly.
Mezi její možné přínosy patří například:
- lepší přehled o pracovních i osobních úkolech,
- efektivnější organizace času,
- snížení množství úkolů, které se snažíte pamatovat,
- jasnější určení dalších kroků,
- lepší soustředění na aktuální úkol,
- snadnější plánování větších projektů,
- větší kontrola nad pracovními povinnostmi.
GTD přitom není založeno na tom, že musíte každý svůj den naplánovat do poslední minuty. Spíše vytváří systém, který vám pomáhá rozhodovat se, co je potřeba udělat a kdy je vhodný čas se tomu věnovat.
GTD v práci manažera
Principy GTD mohou dobře využít také manažeři a vedoucí pracovníci, kteří často řeší několik projektů současně a musí koordinovat vlastní práci i práci dalších lidí. Manažer může mít během jediného dne desítky podnětů – od e-mailů a porad přes úkoly zaměstnanců až po strategická rozhodnutí. Pokud se všechny tyto informace snaží držet pouze v hlavě, může být obtížné určit priority a soustředit se na skutečně důležité úkoly.
GTD může pomoci jednotlivé požadavky zachytit, rozdělit a převést do konkrétních kroků. Manažer tak může lépe oddělit operativní úkoly od dlouhodobějších projektů a strategických priorit. Důležité je také rozlišovat mezi tím, co musí udělat manažer sám, a tím, co může delegovat.
GTD není o tom dělat více věcí najednou
Jedním z častých problémů moderní práce je snaha zvládat několik činností současně. Přepínání pozornosti mezi e-maily, telefonáty, poradami a vlastními úkoly však může ztěžovat soustředění.
GTD proto může být užitečné i jako způsob, jak si udělat jasno v tom, co právě řešit a co může počkat. Pokud máte své ostatní úkoly zachycené v systému, nemusíte během práce neustále přemýšlet nad tím, co dalšího ještě nesmíte zapomenout.
Jak začít s metodou GTD?
Nemusíte hned měnit celý způsob, jakým organizujete svůj pracovní den. Začít můžete jednoduše:
- Sepište si všechny otevřené úkoly a povinnosti.
- Rozdělte je podle toho, co skutečně vyžaduje vaši pozornost.
- U každého úkolu určete konkrétní další krok.
- Vytvořte si jednoduchý systém pro jejich evidenci.
- Pravidelně svůj seznam kontrolujte a aktualizujte.
- Soustřeďte se vždy na úkol, který je v danou chvíli potřeba řešit.
Nejdůležitější přitom není používat konkrétní aplikaci nebo nástroj. Podstatné je mít systém, kterému důvěřujete a který dokážete dlouhodobě používat.
GTD není jediná metoda organizace času
Getting Things Done je pouze jedním z přístupů k time managementu a produktivitě. Pokud hledáte jiný způsob, jak si organizovat práci, můžete vyzkoušet například Time blocking, Pomodoro techniku nebo metodu Eat That Frog. Každá z těchto metod pracuje s plánováním a prioritami trochu jiným způsobem a může vyhovovat jiné pracovní situaci nebo osobnímu stylu.
Pět pilířů GTD může být praktickým nástrojem pro každodenní organizaci práce, řízení projektů i manažerské rozhodování. Pokud chcete podobné manažerské dovednosti dále rozvíjet a propojovat je s vlastní praxí, můžete je rozšířit také prostřednictvím studia MBA na CEMI. Díky 100% online formě lze studium pohodlně skloubit s prací a získané znalosti využívat rovnou v praxi.
