Compliance: Pro některé firmy ještě stále neznámé slovo – co přináší?

Korporátní compliance by měla být nezbytnou součástí vašich obchodních operací – a to bez ohledu na odvětví. Nicméně řada firem stále netuší, co si pod pojmem „compliance“ představit. Co to znamená firemní compliance, jaký je její účel a proč je důležité ji dodržovat?

Jak firma řídí dodržování předpisů a zmírňuje rizika? Přijímání preventivních opatření v rámci compliance se může jevit jako nepříjemné, nicméně z dlouhodobého hlediska to společnosti ušetří nemalé peníze.

Porušení compliance – tedy souladu s předpisy – může vést k pokutám, soudním sporům, ztrátě reputace a dalším nepříjemnostem. Řešením je zavedení tzv. korporátní compliance v rámci compliance programu. Co přesně „compliance“ znamená, jaký je její účel a jak ve firmě vytvořit úspěšný compliance program?

Co je to korporátní compliance?

Definice anglického slova „compliance“ by se dala shrnout jako „dodržování předpisů“ nebo „plnění pravidel a norem“. V podnikovém světě je compliance definována jako proces, který zajišťuje, že společnost a její zaměstnanci dodržují všechny zákony, předpisy, normy a etické postupy, které se vztahují na danou firmu a odvětví.

Korporátní compliance zahrnuje jak interní zásady a postupy, tak státní zákony. Vynucování dodržování předpisů pomáhá společnosti předcházet a odhalovat porušení pravidel, což ji chrání před pokutami a soudními spory.

V rámci firemní compliance tedy musí být plněny určité požadavky nařízené uznávanými řídícími orgány. Dodržování těchto předem nastavených požadavků znamená, že daná společnost může fungovat legálně a bezpečně.

V kontextu compliance se rovněž mluví o různých odpovědnostech společnosti. Podniky splňující požadavky jsou si vědomy, že přistupují odpovědně jak ke svým zaměstnancům, tak ke klientům. Jakmile jasně plní regulační požadavky, vytváří si pozitivní obchodní pověst. To je jen jedna z výhod dodržování compliance. Další z nich si uvedeme níže.

Jaký je účel korporátní compliance?

Hlavní účel dodržování předpisů je jednoduchý – jde o identifikaci varovných signálů a předcházení problémových míst ve firmě. Opět platí, že vážné nedodržení může v budoucnu mít za následek nákladné pokuty nebo penále.

Kromě toho korporátní compliance pomáhá zaměstnancům jednat zodpovědně. Efektivní compliance program naučí zaměstnance, aby se k sobě v práci chovali profesionálně a prosazovali firemní hodnoty na pracovišti i mimo něj.

Právě proto je důležité nepokládat shodu s předpisy za samozřejmost, ale proaktivně ve firmě v rámci compliance programu nastavit procesy, které povedou k dodržování předpisů a zamezí protiprávnímu jednání.

Proč brát firemní compliance vážně?

Nastavení dodržování předpisů může mít velký dopad na podnikání interně i externě. Níže uvádíme několik důvodů, proč by společnost měla brát dodržování předpisů vážně:

Vyhnutí se právní odpovědnosti

Žádná společnost by se nechtěla dostat do právních sporů a čelit trestnímu stíhání kvůli nedodržování zákona. Kromě toho, že při soudních tahanicích utrpí pověst společnosti, právní spory také představují velké finanční ztráty.

Poznámka: Korporátní compliance znamená nejen naučit se základní právní předpisy vztahující se na společnost, ale také je v rámci podnikání uplatňovat.

Zvýšení produktivity

Dodržování předpisů pomáhá vytvářet silné obchodní standardy. Jedná se o způsob, jakým firma vytváří pozitivní pracovní prostředí a zdravou kulturu. Zaměstnanci chtějí pracoviště, kde se cítí bezpečně a je o ně dobře postaráno. Toho lze dosáhnout pouze tehdy, pokud má firma jasný firemní model. Tento model může být souborem pokynů nebo zásad, které zaměstnancům a klientům zajistí spravedlnost a bezpečnost.

Z jakého důvodu na compliance záleží?

Čím je společnost větší, tím důležitější se stává dodržování předpisů – a to jak při přijímání nových zaměstnanců a ukončování pracovního poměru, tak v otázkách diskriminace v zaměstnání, obtěžování, bezpečnosti, mezd či benefitů.

Korporátní compliance je důležitá hned z několika důvodů:

• Snížení rizika případných pokut, sankcí, pracovních stávek, soudních sporů nebo uzavření společností.

• Bezpečnostní a ochranná opatření pomáhají předcházet zraněním, požárům apod.

• Dodržování zákonných požadavků a volitelných certifikací vzbuzuje důvěru mezi zákazníky a zvyšuje konkurenční výhodu.

• Spokojenost zaměstnanců se zvyšuje, pokud pracovníci vědí, že se nacházejí v bezpečném, profesionálním a spravedlivém prostředí.

Compliance program aneb jak správně nastavit dodržování předpisů

Efektivní program zlepšuje komunikaci mezi vedením a zaměstnanci. Měl by zahrnovat proces vytváření, aktualizace, distribuce a sledování zásad dodržování předpisů.

Firemní compliance program musí být integrován v celém podniku, od správy externích předpisů a interních zásad až po komplexní školení zaměstnanců. Koneckonců, zaměstnanci nemohou nést odpovědnost za pravidla a předpisy, o kterých nevědí, že existují.

Tím, že společnost zajistí, aby všechna oddělení a zaměstnanci spolupracovali na dodržování standardů, může zmírnit riziko závažných selhání a porušení.

Jaký je účel compliance programu?

Účelem firemního programu pro dodržování předpisů je chránit podnikání. Compliance program pomáhá firmě vyhnout se plýtvání, podvodům, zneužívání, diskriminaci a dalším praktikám, které narušují provoz a ohrožují společnost. Jakmile jsou zaměstnanci řádně proškoleni o požadavcích na dodržování předpisů, je pravděpodobnější, že rozpoznají a nahlásí nezákonnou nebo neetickou činnost.

Nastavení a dodržování pravidel vybízí zaměstnance k tomu, aby dobře dělali svou práci, dosahovali kariérních cílů a udržovali zákazníky spokojené. Uvědomělá společnost dodržující předpisy tak může snáze dosáhnout svých cílů a rychleji růst.

Jak vytvořit úspěšný firemní compliance program?

Compliance program by měl být pečlivě naplánován a implementován se školicími programy, které zaručí, že pracovníci budou dobře obeznámeni ve všech oblastech dodržování předpisů.

Níže uvádíme kroky k vytvoření firemního compliance programu:

Určení odpovědných osob

V závislosti na své velikosti může společnost mít jednoho nebo více osob odpovědných za dodržování předpisů. Tyto osoby musí mít pravomoc prosazovat pravidla a vyzývat zaměstnance na všech úrovních k odpovědnosti.

Dodržování pravidel začíná u vedoucích pozic

Aby program fungoval, musí se s dodržováním pravidel začít od nejvyšších postů. Ředitelé i vysoce postavení manažeři by měli podporovat etické chování a otevřeně mluvit o důležitosti dodržování předpisů. Vedoucí představitelé společností by měli podporovat vstup řadových zaměstnanců do programu a zdůrazňovat, že nebudou potrestáni za oznámení nezákonného nebo neetického chování.

Provádění hodnocení rizik

K vytvoření účinného programu je potřeba vědět, které oblasti dodržování předpisů představují pro organizaci nejvyšší rizika. Jakmile jsou tyto oblasti určeny, může společnost zaměřit své zdroje na jejich řešení.

Vytvoření a udržování etického kodexu, zásad a standardů

Firemní compliance program potřebuje dobře definovaný etický kodex. Proč? Protože ten může pomoci definovat účel celého programu a nastavit očekávané chování.

Etický kodex tak funguje jako základ programu a měl by objasňovat následující klíčové body:

• Kdo je zodpovědný za řízení programu

• Jak mají zaměstnanci hlásit pochybení

• Disciplinární opatření za porušení etického kodexu

Firemní zásady by měly stavět na tomto základu a poskytovat pokyny pro konkrétní oblasti dodržování předpisů. Mohou například řešit běžná porušení firemních předpisů, jako je:

• korupce

• střet zájmů

• uchovávání záznamů

• daňové praktiky

• apod.

Řádné proškolení všech zaměstnanců

Zásady dodržování předpisů a standardy jsou k ničemu, pokud je zaměstnanci nedodržují. Po vytvoření zásad a postupů pro firemní compliance program je nutné jejich šíření mezi všechny zaměstnance.

Zaměstnanci by měli být vyškoleni v oblasti zákonů, předpisů, podnikových zásad a zakázaného chování. Kromě fyzického školení lze zaměstnance informovat pomocí moderních nástrojů. Například správný software umožňuje distribuovat zásady, provádět online školení, vytvářet vlastní testy a mnoho dalšího.

Zdokonalte se i vy ve správném řízení společnosti například v rámci oblíbeného MBA oboru Podnikový management.